Wie Sie Konzeptarbeit vereinfachen und beschleunigen
Wie Sie Konzeptarbeit vereinfachen und beschleunigen
Hannover (em/ab) Je besser Unternehmen den Prozess der Konzepterstellung nach klaren Regeln und Standards organisieren, desto grĂ¶ĂŸer ist die Zeitersparnis und Arbeitsentlastung bei allen Beteiligten. Management by Concepts (MbC) ist ein modernes Instrument, das weit ĂŒber ein Konzepttraining hinausgeht. Es trĂ€gt zur effizienten und effektiven Gestaltung von Konzeptarbeit bei. Sieben Tipps von Barbara Pennig zeigen, worauf Sie beim Management by Concepts achten sollten.

1. Reduzieren Sie die Anzahl der Projekte!
Immer mehr alltĂ€gliche, ĂŒberschaubare Aufgaben werden unbegrĂŒndet zum Projekt erklĂ€rt. Dabei ist Projektmanagement in erster Linie ein Steuerungsinstrument zur Umsetzung großer, komplexer Vorhaben. Handhaben Sie die drohende Projektflut durch ein Management by Concepts! Sie erstellen dabei zunĂ€chst ein fundiertes Grobkonzept, das bei ĂŒberschaubaren Aufgaben zugleich der Leitfaden fĂŒr die Umsetzung ist. Nur dann, wenn sich ein Thema als grĂ¶ĂŸer beziehungsweise komplexer erweist, ĂŒberfĂŒhren Sie das Grobkonzept ins Projektmanagement, wo es weiter ausgearbeitet und umgesetzt wird.

2. Nutzen Sie ein Grobkonzept!
Im Rahmen von MbC erstellte Grobkonzepte beschleunigen die Entscheidungsfindung! Bevor Sie ans Konzipieren gehen, durchleuchten Sie das Thema aus verschiedenen Perspektiven und setzen Sie sich intensiv mit den Rahmenbedingungen auseinander. So erkennen Sie frĂŒhzeitig mögliche Schnittstellenprobleme, RessourcenengpĂ€sse sowie unrealistische Vorgaben. Dann ergĂ€nzen Sie Ihr Konzept mit Überlegungen, die zum Abbau dieser Hemmnisse und Risiken beitragen. Im Vergleich zum Projektmanagement ist der Zeit- und Arbeitsaufwand, den Sie fĂŒr die Konzeptentwicklung benötigen, beim Management by Concepts ĂŒberschaubar. Dadurch fĂ€llt die Entscheidung leichter, welches Thema Sie nicht weiter verfolgen beziehungsweise auf unbestimmte Zeit verschieben.

3. Definieren Sie Konzeptstandards!
Konzeptarbeit profitiert von einheitlichen Standards. Dokumentieren Sie in Ihrem Konzept unter anderem zentrale GedankenansĂ€tze, wichtige Eckdaten, KernĂŒberlegungen und LösungsansĂ€tze stets strukturiert und möglichst umfassend. Arbeiten Sie den Nutzen klar heraus und lassen Sie den Entscheider wissen, wie es nach der Konzeptfreigabe weitergeht. Achten Sie auf VerstĂ€ndlichkeit und Lesefreundlichkeit. Verzichten Sie beispielsweise weitestgehend auf Fließtext. Finden Sie alternative Darstellungsformen, wie Übersichtsgrafiken. Dann erfasst der Leser den Inhalt und Zweck Ihres Konzeptes schneller. So vermitteln Sie ein GefĂŒhl von Sicherheit und beeinflussen die Entscheidungsfindung positiv.

4. Strukturieren Sie Ihre Konzeptarbeit!
Gestalten Sie den Prozess der Konzepterstellung einfach und unkompliziert! Fördern Sie den kommunikativen Austausch zwischen den Beteiligten durch klare Regeln und Vereinbarungen. Es fehlt bislang die Zeit und Ruhe fĂŒr eine umfassende AuftragsklĂ€rung? Finden Sie kreative Wege, diesen wichtigen Schritt dennoch fundiert durchzufĂŒhren. Sie können Fragen in einer Checkliste erfassen, per Mail klĂ€ren und anschließend in einem persönlichen GesprĂ€ch gezielt vertiefen. So beugen Sie zeitraubenden MissverstĂ€ndnissen und Fehlinterpretationen vor. Systematisches Vorgehen reduziert die Gefahr des sich Verzettelns, erspart Ihnen zeitintensive NachgesprĂ€che und mehrfache, frustrierende Konzeptkorrekturen.

5. Nutzen Sie Konzepttools!
Konzepttools sparen Zeit und vereinfachen die konzeptionelle Arbeit. Passen Sie vorhandene Hilfsmittel und Instrumente Ihren persönlichen BedĂŒrfnissen an. ErgĂ€nzen Sie diese mit neuen Tools. Hinterlegen Sie zum Beispiel Musterkonzepte als Basis fĂŒr Konzeptausarbeitungen. ÜberprĂŒfen und optimieren Sie die Tools regelmĂ€ĂŸig und stellen Sie den permanenten Zugriff darauf sicher.

6. StÀrken Sie Ihre Konzeptkompetenz!
Konzeptarbeit braucht fundiertes, fachliches und methodisches Wissen (unter anderem Fragetechnik, Visualisieren, PrĂ€sentieren, Moderieren). Sie brauchen ein gutes GespĂŒr fĂŒr den Wechsel zwischen kreativer und analytischer Arbeit sowie die FĂ€higkeit, im richtigen Moment ins Handeln zu kommen. Unstimmigkeiten sowie potentielle Fehler und Gefahrenquellen sollten Sie in unterschiedlichen ZusammenhĂ€ngen identifizieren können und wissen, wie Sie konstruktiv damit umgehen.

7. Handeln Sie selbstkompetent!
Konzeptarbeit erfordert selbstkompetentes Agieren. Seien Sie bereit und fĂ€hig, selbststĂ€ndig und eigenverantwortlich zu handeln, zum Beispiel indem Sie fĂŒr „unpopulĂ€re“ Lösungsideen eintreten. Reflektieren Sie eigenes Handeln und das anderer Menschen. Trainieren Sie hierfĂŒr Ihre Selbstwahrnehmung. Entwickeln Sie eine selbstbewusste Persönlichkeit und ĂŒben Sie sich in der Kunst der Selbstmotivation. Lernen Sie, sich in schwierigen Momenten selbst zu beruhigen. NatĂŒrlich bedeutet konzeptionelle Arbeit auch WertschĂ€tzung und Respekt gegenĂŒber anderen Menschen. Wenn Sie hierbei glaubwĂŒrdig agieren, ist Ihnen deren UnterstĂŒtzung, zum Beispiel in Form zĂŒgiger Zuarbeit, gewiss. Ein Konzeptmanagement lĂ€sst sich auf diese Weise kurzfristig implementieren. Zudem ist die Handhabung einfach und unkompliziert. Die Konzeptentwicklung erfolgt strukturiert und die Konzepte durchlaufen einen Prozess innerer Reflexion: Wichtige Erfolgsparameter, potentielle Risiken, Gefahren und Unsicherheitsfaktoren werden frĂŒhzeitig erkannt und bei der Entwicklung von Lösungen berĂŒcksichtigt. Auch die Konzeptdarstellung ĂŒberzeugt: Wesentliches ist kurz, knapp, prĂ€gnant sowie gut strukturiert, leicht verstĂ€ndlich, lesefreundlich und nutzenorientiert dargestellt. So macht konzeptionelle Arbeit FĂŒhrungskrĂ€ften und Mitarbeitern Spaß!

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